Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm SUM, SUMIF Và SUMIFS Cơ Bản

Khi làm việc với dữ liệu trên Excel, việc tính tổng các giá trị là một công việc thường xuyên. Để giúp cho việc tính toán này trở nên dễ dàng hơn, Excel cung cấp cho người dùng các hàm tổng hợp như SUM, SUMIF và SUMIFS. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các hàm này một cách cơ bản.

Đầu tiên, để bắt đầu sử dụng các hàm này, chúng ta cần có một tập dữ liệu trên Excel. Ví dụ, chúng ta có bảng dữ liệu sau đây về doanh thu bán hàng của một công ty:

Trong đó, cột "Tháng" chứa tên các tháng, và cột "Doanh thu" chứa doanh thu tương ứng của từng tháng.

Hướng dẫn sử dụng hàm SUM trong Excel

Hàm SUM trong Excel được sử dụng để tính tổng của một dãy số. Cú pháp cơ bản của hàm SUM như sau:

=SUM(number1, number2, ...)

Trong đó, number1, number2, ... là các số hoặc tham chiếu đến các ô chứa số cần tính tổng.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu của các tháng từ Tháng 1 đến Tháng 5, chúng ta có thể sử dụng hàm SUM như sau:

=SUM(B2:B6)

Trong đó, B2:B6 là dãy ô chứa doanh thu từ Tháng 1 đến Tháng 5.

Sử dụng AutoSum

Ngoài việc gõ trực tiếp hàm SUM, Excel còn cung cấp một công cụ tự động tính tổng được gọi là AutoSum. Để sử dụng AutoSum, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Sigma (∑) trên thanh công cụ hoặc nhấn phím tắt Alt + =.

Tính tổng với điều kiện

Trong trường hợp bạn chỉ muốn tính tổng các giá trị thỏa mãn một điều kiện nhất định, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF hoặc SUMIFS.

Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một dãy số dựa trên một điều kiện đơn giản. Cú pháp cơ bản của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(range, criteria, sum_range)

Trong đó:

• range là dãy ô chứa giá trị cần kiểm tra điều kiện.
• criteria là điều kiện mà giá trị trong range phải thỏa mãn.
• sum_range là dãy ô chứa các giá trị cần tính tổng nếu điều kiện được thỏa mãn.

Ví dụ, giả sử chúng ta muốn tính tổng doanh thu của các tháng có doanh thu lớn hơn 15.000 đồng. Chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(B2:B6, ">15000", B2:B6)

Trong đó:

• B2:B6 là dãy ô chứa doanh thu từ Tháng 1 đến Tháng 5 (range và sum_range).
• ">15000" là điều kiện doanh thu phải lớn hơn 15.000 đồng.

Sử dụng hàm SUMIF với điều kiện văn bản

Ngoài việc sử dụng với số, hàm SUMIF cũng có thể sử dụng với điều kiện văn bản. Ví dụ, giả sử chúng ta có bảng dữ liệu sau đây về lương của nhân viên:

Để tính tổng lương của các nhân viên có tên bắt đầu bằng chữ "N", chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(A2:A6, "N*", B2:B6)

Trong đó:

• A2:A6 là dãy ô chứa tên của các nhân viên.
• "N*" là điều kiện tên nhân viên phải bắt đầu bằng chữ "N".
• B2:B6 là dãy ô chứa lương của các nhân viên.

Sử dụng hàm SUMIF với nhiều điều kiện

Nếu bạn cần tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS thay vì SUMIF.

Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIFS trong Excel

Hàm SUMIFS cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một dãy số dựa trên nhiều điều kiện. Cú pháp cơ bản của hàm SUMIFS như sau:

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...)

Trong đó:

• sum_range là dãy ô chứa các giá trị cần tính tổng.
• criteria_range1 là dãy ô chứa các giá trị cần kiểm tra với điều kiện criteria1.
• criteria1 là điều kiện thứ nhất mà giá trị trong criteria_range1 phải thỏa mãn.
• criteria_range2 và criteria2 là dãy ô và điều kiện thứ hai, và có thể có nhiều cặp criteria_range và criteria nữa.

Ví dụ, giả sử chúng ta có bảng dữ liệu về doanh thu bán hàng của một công ty như sau:

Để tính tổng doanh thu của sản phẩm A trong các tháng từ Tháng 1 đến Tháng 3, chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIFS như sau:

=SUMIFS(C2:C7, A2:A7, "A")

Trong đó:

• C2:C7 là dãy ô chứa doanh thu của các sản phẩm.
• A2:A7 là dãy ô chứa tên sản phẩm.
• "A" là điều kiện sản phẩm cần tính tổng.

Sử dụng hàm SUMIFS với nhiều điều kiện

Nếu bạn cần tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS với nhiều cặp criteria_range và criteria.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu của sản phẩm A trong Tháng 1, chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIFS như sau:

=SUMIFS(C2:C7, A2:A7, "A", B2:B7, "Tháng 1")

Trong đó:

• B2:B7 là dãy ô chứa tên các tháng.
• "Tháng 1" là điều kiện tháng cần tính tổng.

Các trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUM

Hàm SUM thường được sử dụng khi bạn muốn tính tổng của một dãy số liên tục hoặc khi bạn chỉ cần tính tổng một lần duy nhất.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUM bao gồm:

• Tính tổng doanh thu của các tháng.
• Tính tổng số lượng sản phẩm đã bán.
• Tính tổng chi phí hoặc lợi nhuận.

Các trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUMIF

Hàm SUMIF thường được sử dụng khi bạn cần tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện cụ thể.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUMIF bao gồm:

• Tính tổng doanh thu của các tháng có doanh thu lớn hơn một ngưỡng nào đó.
• Tính tổng số lượng sản phẩm đã bán theo từng loại sản phẩm.
• Tính tổng lương của nhân viên theo phòng ban.

Các trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUMIFS

Hàm SUMIFS thường được sử dụng khi bạn cần tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến của hàm SUMIFS bao gồm:

• Tính tổng doanh thu của sản phẩm A trong các tháng từ Tháng 1 đến Tháng 3.
• Tính tổng số lượng sản phẩm đã bán theo từng loại sản phẩm và từng khu vực.
• Tính tổng lương của nhân viên theo phòng ban và chức vụ.

So sánh và lựa chọn hàm SUM, SUMIF và SUMIFS phù hợp

Khi bạn cần tính tổng các giá trị trên Excel, việc lựa chọn hàm phù hợp là rất quan trọng. Dưới đây là một số điểm so sánh giữa hàm SUM, SUMIF và SUMIFS để giúp bạn chọn ra hàm phù hợp:

• Hàm SUM: Được sử dụng để tính tổng của một dãy số liên tục.
• Hàm SUMIF: Được sử dụng để tính tổng dựa trên một điều kiện đơn giản.
• Hàm SUMIFS: Được sử dụng để tính tổng dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.

Nếu bạn chỉ cần tính tổng một dãy số liên tục, hãy sử dụng hàm SUM. Nếu bạn cần tính tổng dựa trên một điều kiện đơn giản, hãy sử dụng hàm SUMIF. Nếu bạn cần tính tổng dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, hãy sử dụng hàm SUMIFS.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách sử dụng các hàm SUM, SUMIF và SUMIFS trong Excel. Việc biết cách sử dụng các hàm này sẽ giúp bạn thực hiện các phép tính tổng một cách nhanh chóng và chính xác trên Excel. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tế để tối ưu hóa công việc của mình trên Excel.